1. Toon interesse in de ander
Begin je bericht zo nu en dan met een persoonlijke, korte vraag. Denk terug aan de laatste keer dat je je klant of collega gesproken hebt en haak daarop in. Je laat zo zien dat je de tijd voor hem of haar hebt genomen en niet zomaar een berichtje door de lucht slingert. Vragen als Hoe gaat het?, Ben je weer beter? of Hoe ging je gesprek? doen wonderen.
2. De juiste toon
Vanuit het verleden gebruiken veel mensen nog steeds een vrij zakelijke toon in hun e-mails. Dat is zeker belangrijk als de contacten wat formeler zijn. Maar als het enigszins mogelijk is, probeer dan wat actiever en persoonlijker te formuleren. Bijvoorbeeld: 'Bij deze informeer ik naar de status van de leveranciersrapporten, tevens hoor ik graag hoe de planning zal worden gepresenteerd. Met vriendelijke groeten, etc.' kun je ook vervangen door: 'Kun je mij vertellen hoe het met de leveranciersrapporten gaat? Ook ben ik benieuwd op welke manier je de planning gaat presenteren. Ik hoor het graag!' Nog steeds netjes, maar wel vlotter.
3. Overzichtelijk
Lezen op een scherm is anders dan lezen op papier. Om je boodschap duidelijk over te brengen en de ontvanger mee te nemen in je verzoek, is het belangrijk de indeling van je bericht overzichtelijk te houden. Gebruik aanhef, inleiding, korte alinea's en witregels.
4. Minder is meer
In de jungle van e-mails waar we ons dagelijks doorheen worstelen, zien we soms door alle informatie de kernboodschap niet meer. Kort en bondig is daarom het credo. Beperk je tot dat wat de ontvanger moet weten om de taak of je verzoek uit de voeren en niet meer. Laat ook je eigen frustraties in het bericht achterwege, het enige wat dat doet is de ontvanger een vervelend gevoel geven.
5. Spelling en grammatica
Het spreekt voor zich dat een foutloze e-mail professioneler en geloofwaardiger overkomt. Let daarom goed op wat je typt, lees het een paar keer door of laat het door een collega lezen wanneer je ergens over twijfelt.
6. Een duidelijk onderwerp
Pas wanneer ik mijn e-mail bericht helemaal heb geschreven, bedenk ik het onderwerp. Om ervoor te zorgen dat het voor de ontvanger duidelijk is waar het over gaat, maak je het onderwerp specifiek, maar wel kort. 'Vraagje' of 'Agenda' is te vaag. 'Vraag over leveranciersrapporten' of 'Agenda teamoverleg 26 juni' is duidelijker.
7. Even laten weken
Een lastig e-mailbericht getypt naar een moeilijke collega of klant? Wacht even met versturen. Wanneer je het bericht een paar uur later, of zelfs de volgende dag nog een keer leest, zul je zien dat je hier en daar nog wat bij te schaven hebt. Misschien is je frustratie gezakt en kun je het wat vriendelijker maken. Of zie je nog woorden of hele zinsdelen die toch weggelaten kunnen worden. Je bericht wordt er alleen maar beter van!
